KONKURS: MAŁE BIURO – Biuro Rachunkowe

Tym konkursem miesięcznik Office & Facility rozpoczyna serię jedenastu konkurencji dla studentów oraz absolwentów ASP i wydziałów architektury. Od stycznia do grudnia 2010 roku będziemy co miesiąc prezentować wyniki coraz to innych przykładowych projektów małych biur. Rezultaty będą opisywane z dodatkowymi uwagami przez doświadczonych ekspertów tak, aby każdy czytelnik poszukujący inspiracji w tym zakresie mógł dowiedzieć się, jak uniknąć błędów przy projektowaniu lokum dla własnej firmy.

Nasze konkursy będą miały również funkcję edukacyjną. Zważając na to, że na uczelniach wyższych brakuje zajęć dotyczących profesjonalnego projektowania wnętrz biurowych, postaramy się przekazać jak najwięcej teorii i kwestii praktycznych dotyczących tego zagadnienia. Dla autorów najlepszych pomysłów redakcja O&F przewidziała cenne nagrody. Istnieje możliwość, że zwycięski projekt zostanie również zrealizowany.

Za każdym razem w naszych konkursach będziemy szukać właścicieli konkretnych małych biur tak, aby pokazać, że te projekty są możliwe do wykonania. Zaczynamy od BIURA RACHUNKOWEGO, a poniżej zamieszczamy wytyczne dotyczące projektu.

Biuro na ul. Łukowskiej w Warszawie, VII piętro
Plan Biura: http://officefacility.pl/pliki,pobierz-14.html

Sieć IT w ścianach – nie preferuje się biurek na środku pomieszczeń

Wykaz stanowisk pracy:

• 4 księgowe + 2 dodatkowe zapasowe stanowiska;
• jeden prawnik/doradca;
• jedna recepcja/sekretarka/pomoc, poczta, łączenie rozmów, ale też pomoc księgowa –wprowadza dane (osoba do której idą kurierzy i listonosze);
• szefowa księgowych, główna księgowa – pokój samodzielny;
• prezes zarządu – doradca podatkowy, pokój samodzielny, ale może być malutki (prezes często jest na zewnątrz);
• stół konferencyjny – może być w pokoju głównej księgowej (trwające kontrole skarbowe są wtedy pod jej kontrolą);
• pokoje prezesa i głównej księgowej – po min. 2-3 miejsca siedzące (bez biurek) dla gości;
• kuchenka ze zmywarką, lodówką i ekspresem do kawy. Dopuszcza się likwidację jednego wc i zagospodarowanie go np. na kuchenkę lub zmiana pomieszczenia kuchennego na biuro prezesa. Generalnie dopuszcza się zmiany w ścianach działowych;
• serwer na przynajmniej 10 komputerów lokalnych – ustawiony optymalnie pod względem długości okablowania. Mała szafka serwerowa;
• wspólna drukarka sieciowa i fax. Ustalić wygodne położenie dla wszystkich. Korytarz (?)
• miejsce na składowanie makulatury (kilka pudeł miesięcznie) i zapasów wody, mat. biurowych. Poza wzrokiem. Pomieszczenie gospodarcze, „kanciapa”;
• sieć IT – do każdego możliwego stanowiska, w korytkach ściennych, nawierzchniowych, przy podłodze, listwowe;
• system alarmowy + monitoring na radio, klawiatura w przedsionku;
• sufit standardowy, jak w mieszkaniach, bez sufitu podwieszanego. Wysokość: standard blokowy;
• luksusowa podłoga z granitu w kolorze jasnego beżu + ewent. Dywaniki z wykładzin.

Do biura przychodzą liczni kurierzy z dokumentami do księgowania. Po przyjęciu pliki dokumentów są składowane we wspólnej dużej szufladzie, skąd każda z księgowych pobiera dokumenty swoich klientów, a jeśli nie ma dokumentów dedykowanych dla niej, wtedy również pobiera papiery innych klientów i księguje (każda księgowa może i umie księgować wszystkich klientów – przypisanie księgowej do klienta nie jest rygorystycznie realizowane – gdy wpłynęło mało dokumentów od przydzielonych jej osób, pracownica zajmuje się innymi, itp.). Raczej nie preferujemy oddawania kopert wprost (bez składowania) do konkretnej księgowej. Po zaksięgowaniu chowa dokumenty do standardowych segregatorów danego klienta.

Nie preferujemy szuflad przy biurkach księgowych ani wolnych półek, aby nie tworzyć miejsca na „leżakowanie” dokumentów/spraw u księgowej. Dokumenty mają prawo być tylko w dwóch miejscach: w szufladzie (w oczekiwaniu) lub w segregatorze klienta. Nie ma innych stanów i stosów.

Generalnie potrzebujemy ok. 7-8 m3 miejsca na segregatory. Oczekujemy szaf zasuwanych (niewidocznych dla klientów) z podwójną (!) głębokością półek, na 2 rzędy segregatorów. Szafy powinny być bardzo duże, najlepiej zajmujące całą ścianę od sufitu do podłogi.

Poza segregatorami klientów (opisane nazwą i rodzajem dokumentów lub okresem) mamy ok. 70-100 segregatorów „prawniczych”, czyli zestaw najważniejszych dokumentów każdego stałego klienta. Te powinny być przy stanowisku prawnika/doradcy, ponieważ księgowe korzystają z nich sporadycznie.

Więcej informacji: http://www.officefacility.pl /tel: 022 390 45 88

Regulamin konkursu: http://officefacility.pl/pliki,pobierz-11.html